为加强本会档案建设工作，有效的保护、管理和利用档案，为协会各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法规，结合本会实际，制定本制度。

一、 档案管理工作基本要求

（一）归档范围内的公文、资料，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理、分类，要保证归档公文、资料的齐全、完整，能正确反映浙江省体育场地设施建设行业协会（以下称本会）的主要工作情况。

（二）本会与其他单位联合办理的公文，本会为主办单位的，原件归本会保管，其他单位为主办单位的，本会保存原件的复印件或其他形式公文的副本，

（三）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

（四）凡本会工作活动中形成的具有保存价值的公文、资料办理完毕后，均应进行整理、归档。任何个人不得保存应当归档的公文。

二、归档公文、资料的质量

（一）凡属归档文件，必须书写工整、字迹清楚。

（二）归档文件的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全；办文时征求有关单位意见的，须把各单位意见附上。

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（三）本会公文、资料用A4 纸书写和打印，预留装订线，装订线以外不得签批、书写。

（四）归档的手工书写公文、资料，一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批，不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等书写、签批。除特殊情况外，不得用复印件、热敏纸传真件归档。

（五）公文、资料整理归档时，除剔除重复件及必要的技术处理外，应严格保持文件的原来面貌。

三、档案管理和利用

（一）整理:将归档公文以自然条件为单位进行整理，拆除公文上所有的钉子，对热敏传真件进行复印，对签批或书写在装订线外的页面进行粘贴。

（二）分类：采用年度一保管期限分类法。即每个年度分为：永久类、30年类、10年类。

（三）装订：归档文件按自然件装订。装订时，正文在前，底稿在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后。转发文在前，被转发文在后。对较薄的公文、资料采用缝纫的方法装订。对较厚的公文、资料采用不锈钢装订夹子固定或采用三孔一线的方法装订。

（四）编号：归档文件按永久、30年、10年，分别列顺序，并逐件编号。在文件首页填写相关内容。

（五）录入：利用计算机，录入年度、全宗号、机构、橱柜号、责任人、保管期限、公文页码、公文标题、文号、成文日期、公文信息等相关内容。

（六）装盒:把盒皮折成盒子，在盒脊相应处填写上全宗号、年度、保管期限、机构、起止号、橱号。根据盒脊的厚度按件号从小到大装入相应数量的公文、资料。

（七）排序：将装好盒子的归档公文、资料按永久、30年、10年类分别编写流水盒号上橱排序。

（八）借阅：借阅档案，必须办理借阅登记手续，经秘书处负责人同意后借阅；时限一般不超过七天，如需延长，应事先说明。借阅者对所借文件、资料，要保持完整、清洁和安全，不得擅自复印和转借。

（九）保密：档案人员和利用者不得携带文件和案卷回家，对所管文件、案卷的内容要注意保密。

（十）保管：档案橱柜要禁放易燃、易爆物品及其他杂物，要防火、防盗、防潮、防强光、防虫蛀等，加强档案技术保护，，延长档案的使用寿命。